DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: HERRAMIENTAS PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE MANERA CONTROLADA Y SEGURA

Categoría: Innovación Publicado el Viernes, 27 Enero 2012 19:22 Escrito por Seguridad Empresarial Visitas: 295

Empresas y particulares, instituciones gubernamentales, entre otras, están transformando sus recursos impresos o grabados en documentos electrónicos. De esta forma, los protegen del paso del tiempo, los comparten con mayor cantidad de personas y disponen de ellos de una forma mucho más cómoda y segura. Hoy en día, los documentos electrónicos se han transformado, más que en una moda, en una necesidad.

Una importante arremetida ha tenido en el último año las transacciones y administración de documentos electrónicos, tecnologías que se han convertido en la base de la modernización y seguridad de los procesos desarrollados en diferentes industrias entre las que destacan: la banca, AFPs, compañías de seguro y, por supuesto, el retail, todas las cuales no podrían operar a niveles de alta exigencia y seguridad sin su ayuda.

A nivel mundial, la incorporación de los documentos electrónicos en empresas e instituciones ha otorgado mayor dinamismo a la economía y más competitividad a los mercados, agilizando los procesos a todo nivel. En Chile, en tanto, sectores como el minero y retail poseen un nivel de penetración de los documentos tributarios electrónicos (DTEs) -incluida la factura electrónica- superior al 40.

Ahora bien, cualquier sistema de información que trabaje con documentos electrónicos, debe estar en la capacidad de proteger tanto sus dimensiones como sus propiedades. Los aspectos o características más importantes que debe asegurar cualquier sistema son la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad, modelo conocido como la triada CID (Confidencialidad, integridad y Disponibilidad). Para tal fin, existen mecanismos de control como los siguientes:

• Autenticación: Referida a la autenticidad e integridad de los datos a manejar.

• Autorización: Se refiere a contar con el permiso para la gestión de datos (por parte del cliente) y de la autorización –por parte de las autoridades pertinentes- para la digitalización de documentos que serán usados de forma electrónica.

• Encripción: Se refiere a la codificación de la información para que sólo pueda ser usada por personeros adecuados y en los niveles autorizados

• Seguridad Física: Se refiere a contar con hardware apropiado e infraestructura idónea para el manejo de este tipo de información y documentación digital.

• Copias de respaldo: Se refiere a la implementación de sistemas de backup y recuperación de datos.

Ahora bien, teniendo en cuenta las necesidades del sector retail, respecto de los servicios de documentos electrónicos, según Gonzalo Au, Gerente General de Acepta, empresa dedicada a desarrollar servicios de documentos electrónicos con respaldo legal y de estándares internacionales, señaló que estos “servicios apuntan a disminuir los tiempos de servicio; aumentar la eficiencia y disponibilidad de información; evitar fraudes y suplantaciones en los servicios que las empresas ofrecen, especialmente en el sector retail que por su naturaleza está dirigido a miles de personas”.

En esta línea, según Alfredo Guardiola, Gerente General de Paperless, señaló que “adoptar este tipo de sistemas, constituye una inversión que mejora rápida y eficazmente la rentabilidad de una empresa. De acuerdo a nuestros estudios, los clientes de retail que han implementado este servicio recuperan su inversión en el plazo de un año, lo que ningún otro proyecto tecnológico puede asegurar”. Siempre en torno al sector retail, el Gerente de Paperless agregó que “en este momento económico, nuestra oferta para el segmento (retail) es otorgar una propuesta de eficiencia de costos, optimización de sistemas operacionales, la seguridad y entregar un mejor servicio al cliente”.

SOLUCIONES ELECTRÓNICAS Y SEGURIDAD

Ahora bien, en torno a la oferta de soluciones en torno a los documentos electrónicos, ¿cómo su implementación aporta o incrementa la seguridad en las transacciones?, veamos:

La Boleta y Factura electrónica. Documento de alta penetración en el sector retail, principalmente debido a que tanto proveedores como clientes se han alineado en torno al uso de este tipo de documentos. Además, admite flexibilidad en los puntos de atención al público, permitiendo abrir o cerrar cajas, dependiendo del nivel de demanda. Así, la apertura de tiendas de temporada, ofertas y habilitación temporal de puntos de venta son fácilmente posibles. Adicionalmente, el hardware requerido es más barato que el requerido en el esquema tradicional de emisión de facturas y boletas.

En tanto, antes de poner en práctica esta aplicación deben desarrollarse diferentes etapas, de esta forma la implementación será exitosa. Ahora bien, entre las etapas señaladas se encuentran: El levantamiento del modelo de negocio, análisis de procesos y tecnologías actuales, especificación de requerimientos, desarrollo, integración e instalación de la solución técnica, ejecución del plan de pruebas; certificación del SII y el inicio de marcha blanca.

Verificación de identidad biométrica: Uno de sus principales beneficios de esta solución radica en poder identificar a los clientes para la entrega de créditos, avances en efectivo, cambio en sus condiciones comerciales o firmar documentos a través de los propios sistemas computacionales de la empresa. Conjuntamente, otorga seguridad adicional a los clientes, rebajando prácticamente a cero los fraudes por suplantación o malas prácticas en los puntos de venta, convengamos en que este tipo de identificación es prácticamente infalible.

Firma electrónica dactilar para contratos y mandatos: Esta solución permite masificar el uso de documentos electrónicos firmados, que es justamente lo que requieren mayoritariamente los clientes de sector retail. Firmar aperturas de cuentas, aumentos de cupos en líneas de crédito, cambios en las condiciones comerciales, autorizaciones para informes previsionales; y un sinfín de otras tramitaciones se pueden realizar gracias a esta aplicación, de forma segura y más expedita. Internamente, esta solución permite la firma de contratos de trabajo, autorizaciones de horas extras o vacaciones y entrega de liquidaciones de sueldos, lo que permite –a su vez- reducir los costos de administrar una gran fuerza laboral.

Expediente electrónico de clientes: Permite consolidar todos los documentos electrónicos que genera la empresa en una carpeta única accesible por todos en cualquier lugar e instante. Pudiendo administrar los datos de forma segura y confidencial.

CONFIDENCIALIDAD Y RECUPERACIÓN DE DATOS

El uso de documentos electrónicos implica el manejo y gestión integral de información digital de alta complejidad e importancia para las compañías, por lo cual es imprescindible la existencia de sistemas de recuperación de datos eficientes. En esta línea, Paperless ha desarrollado una solución acorde de gestión documental completa y de fácil implementación, que unifica en una misma plataforma los documentos nativamente electrónicos y documentos digitalizados, sustituyendo los procesos de búsqueda y almacenamiento manuales por una gestión electrónica.

El llamado Paperless Web Recovery proporciona la habilidad de acceder, ordenar y controlar en forma centralizada todos los tipos de documentos electrónicos corporativos, empleando exigentes estándares de seguridad, más allá de una disponibilidad segura, expedita y remota a través de navegación Web. “Una herramienta fundamental para cualquier organización donde se crea información, se gestiona o se necesita poner a disposición de usuarios, clientes o proveedores”, explicó Guardiola.

En torno a los beneficios del Web Recovery, el Gerente destacó: el ahorro de tiempo en la búsqueda de información interna, que se evita la duplicación de tareas; se reduce en el espacio de almacenamiento y, además, permite un mayor grado de control y seguridad de acceso con respaldo garantizado. Junto con esto, la empresa puede integrar el sistema de gestión en sus procedimientos diarios de trabajo, y compartir la información de forma ágil y segmentada al interior o fuera de la empresa.

Cualquier sistema de información que trabaje con documentos electrónicos, debe estar en la capacidad de proteger tanto sus dimensiones como sus propiedades. Los aspectos o características más importantes que debe asegurar cualquier sistema son la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad, modelo conocido como la triada CID (Confidencialidad, integridad y Disponibilidad).